Como mandar (e receber) e-mails com eficiência

Foi-se o tempo em que um e-mail podia roubar mais do que 2 minutos do seu tempo. Em uma era de resumos, abreviações e pensamentos de (no máximo) 140 caracteres, saber utilizar o e-mail como uma ferramenta eficiente de comunicação sem comprometer sua produtividade e organização é praticamente uma habilidade de sobrevivência.

Compilamos abaixo algumas dicas que podem ajudar você a inverter as regras do jogo e fazer o seu e-mail trabalhar como um aliado ao invés de um inimigo:

1. Use bem o campo assunto

Como o próprio nome já diz, ele serve para adiantar o assunto com a pessoa que vai receber o e-mail. Exemplos como “Reagendar prazo do trabalho” e “Reunião remarcada”  são melhores que os clássicos “Oi”, “Olá” ou “Sem assunto”.

2. Escreva sobre um único tema

Muitos assuntos em uma só mensagem te dão aquela sensação de alívio e despacho, mas não facilitam muita coisa para quem vai responder o e-mail. Separe os assuntos em e-mails individuais e você vai perceber como as pessoas responderão mais (e com mais frequência) os e-mails que você envia.

3. Vá direto ao ponto

Pense no e-mail mais como um SMS do que como um artigo acadêmico. Não perca tempo e caracteres com rodeios e esqueça as regras de escrita de uma boa dissertação. Um bom truque é sempre colocar a parte mais importante da mensagem por primeiro.

4. Seja curto, mas cuidado para não ser grosseiro

Uma saudação breve, com certa pessoalidade, e no máximo 10 linhas.

5. Seja claro e se adiante

Se você sabe que a pessoa vai fazer certas perguntas ao responder, que tal ser proativo e já responder antes dela perguntar?

6. Permita uma resposta rápida

Um e-mail que pode ser respondido com uma resposta rápida tem menos chances de ser deixado para depois. Para conseguir isso, você precisa ser claro e objetivo ao fazer as perguntas e colocar suas observações.

7. Revise antes de enviar

Ao revisar a mensagem, você vai organizá-la melhor. Corte os excessos, conserte as quebras de contexto e, principalmente, corrija os erros de português. Ser eficiente não significa ser negligente com a língua.